چرا جلسات این‌قدر طول می‌کشند؟

چرا جلسات این‌قدر طول می‌کشند؟
یکی از بزرگترین معضل های معاشرت‌هاشان شغلی و اداری جلسات طولانی است که در بیشتر موارد طاقت‌فرسا می‌شود.
حال می‌خواهیم به چرایی آن بپردازيم.
انتهای مطلبی که ارائه می‌شود، شما هم می‌توانید به دلیلی جز آنچه بیان شد و تحلیل خود از موضوع بپردازید تا پس از این با آگاهی بیشتری به استقبال جلسات برویم و امیدوار باشیم به روند صحیح پیش برد جلسه و طولانی نشدن آن و اتمام آن در زمان مقرر و مناسب کمک کنیم.
به گفته ست گاردین تنها سه نوع جلسه داریم:
جلسه اطلاعات
جلسه بحث
جلسه اجازه

نوع چهارمی را هم ما به آن بیفزاییم؟
جلسه تلفیق سه نوع بالا، یعنی جلسه‌ای که در آن اطلاعات ارائه می‌شود، بحث هم دارد و در جایی از جلسه از شرکت کنندگان اجازه و تایید هم خواسته می‌شود.
جلسات خانوادگی، دوستانه و عاشقانه یا دورهمی‌های موضوع محور، تفریحی و … را در شمار جلسات یاد شده نمی آوریم و توصیه می‌کنم برای مدیریت این جلسات از راهکارهای دیگری بهره ببرید و یا اینکه بگذارید رهاتر باشند و ظرفیت پذیرش مخاطبان سقف جلسه را تعیین کند. یک گفت و گوی عاشقانه ممکن است ساعت ها ادامه پیدا کند، چه راهکاری بهتر از ادامه آن، تا نقطه اوج و پایان ناب را خودشان با آگاهی تشخیص دهید.
پس روی سخنمان جلسات کاری، اداری و شغلی است.

جلسه اطلاعات:
جلسه‌ای که خواه ناخواه شرکت کنندگان در آن از مطلبی مطلع می‌شوند.
جلسه بحث:
جلسه‌ای که هدفش،ارائه نظر یا جهت‌دهی یا دریافت بازخورد است.
جلسه اجازه:
جلسه‌ای که یکی از افراد موضوعی را مطرح می‌کند و امیدوار است مورد توافق دیگران قرار گیرد.

دقیقا نکته مهم در طاقت فرسا بودن یا طولانی شدن جلسات کجاست؟
اشتباه گرفتن افراد در نوع جلسه.

راهکار برای برون رفت از مشکل بهره‌مندی از موارد زیر است:
_ قانون پانزده دقیقه(قانون پارکینسون)
_ قانون سئوال
_ قانون ایستادن
_ قانون تلفن همراه

قانون پارکینسون(قانون پانزده دقیقه) بیان می‌کند که ” هر چیز برای انجام یک کار زمان در نظر بگیریم، به همان میزان انجامش زمان می‌برد و طولانی می‌شود و این ربطی به میزان پیچیدگی آن کار ندارد؛ بنابراین این منطقی است زمان جلسات را محدود کنیم.

قانون سئوال
سه نوع سئوال وجود دارد که می‌شود در یک جلسه پرسید:
◇سئوالات درک مطلب
◇سئوالاتی برای پشتیبانی از فرایند( مثلا برای اطمینان حاصل کردن از اینکه همه افراد همه مطالب را فهمیده اند
و در مورد موضوع واحدی صحبت می‌کنند)
◊سئوالاتی که میزان دانش،شما را نشان می‌دهند و از طریقشان بر موضع خود تاکید می‌کنید یا شخص دیگری را به چالش می‌کشید.
هر سه سئوال درست و موجه هستند،که باید مراقب بود در هم آمیخته نشود. ایتدا سئوالات درک مطلب، سپس سئوالات درک مطلب، سپس سئوالات در مورد فرآیند و در آخر سئوالات مناظره‌ای

قانون ایستادن
دقت کنید در جلسات بعد از بحث و تبادل نظر زیاد در انتها در حالت ایستاده تصمیم‌های بهتری گرفته می‌شود، گویا آدم‌ها در حالت نشسته شک و تردید بیشتری دارند و زمانی می ایستند با اشتیاق بیشتری نسبت به نظرات واکنش نشان می‌دهند.
قانون تلفن همراه
در طول جلسات کسی نباید از تلفن همراه استفاده کند. یاداشت ها باید با دست نوشته شود و بعدا به کامپیوتر یا گوشی منتقل شود(این تکرار خوانش و نوشتن می‌تواند موضوع جلسه را بهتر در ذهن نهادینه کند)، ظاهرا کاخ سفید هم در دوران بارک اوباما از این قانون پیروی می‌کردند.