مدیران ارشد بخوانند:
چگونه میتوان آداب اداری را بهبود بخشید؟
برگرفته از کتاب آداب گفت و گو، نوشته رضا هوشمند، نشر مشق شب، 1401
اگر کارکنان شما از شما پیروی نمیکنند، شما تنها نیستید.
آمار میگوید، 34 درصد کارکنان یا دیر به جلسات میرسند یا هرگز حضور پیدا نمیکنند.
26 درصد کارکنان، به تماسها یا ایمیلها بهموقع پاسخ نمیدهند.
23 درصد کارکنان، درگیریهای داخل سازمانی، مشکلات خانوادگی را در محل کار بازتاب میدهند و آمادگی ایجاد فضای پرتنش و ایجاد ارتباطهای حساس دارند.
و بسیاری از کارکنان و کارمندان منتظرند ببینند ذائقه مدیر ارشدتان در مورد شنیدن و ترتیب اثر قائل شدن در مورد شایعه چگونه است.
در اینجا چند نکته وجود دارد که میتوانید برای بهبود آداب اداری دنبال کنید و کارکنان و شرکت خود را به موفقیت هدایت کنید. و سایت مشق شب را برای پر بار شدن محتوا با افزودن آیتم هایی یاری کنید
۱. وقت شناس باش
سعی کنید برای شروع روز کاری خود یا ادارهاتان در یک جلسه کاری، چند دقیقه زودتر برسید. چه در حال رهبری یا شرکت در جلسه باشید، مطمئن شوید که با تماسها، ایمیلها، پیامکها یا مکالمات جانبی حواس شما پرت نمیشود.
- درجلسههای کاری حضور داشته باش
منظور از حضور در جلسه، حضور معنایی، تمرکزی و ذهنی است. یک مدیر ارشد با حضور مفهومی در جلسه متوجه بسیاری از موارد میشود و به جای اینکه بعد از جلسه همکاران با زبان کنایه، استعاره، نامه، گله و شکایت و پیشنهاد و راهکار با صرف زمان زیاد و کیفیت کمتر به مدیر انتقال دهند، در جلسه با دیدن، شنیدن و توجه به رفتار و گفتار همکارانش متوجه خواهد شد.
- فقط خودم شعارت نباشد.
بحث را در انحصار خود قرار ندهید و به دیگران نیز اجازه و فرصت صحبت بدهید.
- کارکنانتان را با اهداف سازمانیات آشنا کن
اهداف سازمانی شما مبتنی بر دورنمای ترسیم شدهی سازمانتان است. اهداف سازمانی تعیین کنندهی مسیر حرکت تیمِ ارشد مدیریت، کارکنان، کارمندان و کارگران شرکت است. اینگونه است که اگر یک فرد از مجموعه بزرگ سازمان با اهداف و دورنمای شرکت آشنا نباشد؛ دور نیست که ناخواسته در مسیر شکست، تخریب و ورشکستگی شرکت گام بردارد. آشنا ساختن عوامل و کارکنان یک مجموعه با هدف و منظور غایی سازمان قدرت همراهی، ابتکار و سازش را افزایش میدهد.
5.تعارض را حل کن
مراقب تعارض منافع سازمان و کارمندان آن باشید. ایجاد تعارض منافع سازمان و کارمندان سازمان در امور مختلف اگر با درایتِ مدیریتی حل نشود میتواند شما را به عنوان مدیر ارشد از بدنه نیروهای انسانی دور کند. حل نشدن تعارض یاد شده در مسیر تضعیف ارتباط و ایجاد گفتوگوهای حساس شرکت را به ناتوانی و ورشکستگی سوق خواهد داد.
- مراقب خودت باش.
مراقبت از خودتان، رفتارتان، بهداشت فردی، مرتب بودن لباس، حرکات و در واقع هر آنچه به نحوی به شما باز میگردد. مبلمان اداری و چیدمان یک شرکت به صورت غیر مستقیم به مدیر ارشد باز گردد. چیدمان و مبلمان اتاق مدیر اعم از میز، کمدها، وسایل تزئینی و امکانات رفاهی و … مستقیما به مدیر ارشد باز میگردد و از آیتمهای است که یک مدیر را به جهت ذهنی برای مخاطبان و کارمندانش در جایگاه شایسته مدیریتش ابقا میکند. مدیران زیادی میشناسم که پیش از اخراج از چشم کارمندانش اخراج شده و اعتبارش از دست رفته است. مدیرانی که از خود مراقبت نکردهاند.
خوش لباسی، بوی خوب، خوب نشستن و خوب سخن گفتن یه نوعی مراقبت از اعتبار، شخصیت مدیر ارشد است.
یادت باشد خاطره خوب از یک مدیر ارشد با بوی خوش یک عطر در ذهن ماندنی است. یادت باشد که عطرها سفر میکنند.
۷.مؤدب باش
در کلام ساده است؛ مودب باشید. این توصیه برای همه افراد جامعه یک توصیه خوب است. اما مودب بودن برای یک مدیر ارشد یک توصیه حیاتی است. حیات یک مدیر به عواملی همچون تخصص، تدبیر، تعهد به سازمان، ارتباطهای مناسب با مدیران بالا دستی، ایجاد تیم منسجم و همراه و … موارد دیگر بستگی دارد. من ندیدهام جایی نوشته باشند حیات و ماندگاری یک مدیر ارشد وابسته به مودب بودن اوست. اما چنین است. شخص مودب دارای یک پیشینه و عقبه رفتاری و گفتاری است. در واقع مودب بودن بدون صبوری، درایت، حسن خلق، تربیت خانوادگی، تمرین آداب معاشرت اجتماعی، اداری و خانوادگی دست یافتنی نیست. مودب باش یعنی با تدبیر باش و با هر اتفاقی عکس العمل آنی و دور از عقل نداشته باش. ناسزا گفتن، بد گفتن، غیبت در چارچوب مودب بودن نمیگنجد و به همین سادگی مدیر ارشد از بسیاری از بدیهای اخلاقی با یک مودب بودن مبرا است.
۸. از شایعات و انتقاد عمومی استقبال نکن
نسبت به شایعه و گسترش آن در فضای ارتباطی شرکت استقبال نکنید. در عین حال که خودتان شنونده خوبی برای شنیدن شایعه نباشید، فضا و ارتباط را برای سازنده و دامن زننده به شایعه تنگ کنید. بنابراین یک پیام واضح به تیم خود بدهید که نه تنها در شایعات شریک نمیشوید بلکه آن را تأیید نمیکنید.
شایعات گاهی مسبب گفتوگوهای حساس در فضای کاری میشود که نقش مدیر ارشد پیش از شکلگیری شایعه و زمان ایجاد چالش و پس از آن گاهی حیاتی است.(حل معضل میتواند توسط مدیر کاردان امور اداری و منابع انسانی، مدیر روابط عمومی، معاون سازمان و نهایتا درایت مدیر ارشد یک مجموعه باشد). نکته قابل توجه برخورداری از اطلاعات کامل و موثق، حدود مشاجره و دانستن اندازه و محیط گسترش شایعه و میزان آسیب به اشخاص و … است. دانستن اطلاعات کامل، ارتباط رودررو با افراد مرتبط و نهایتا تصمیم نهایی بسیار زیاد مهم است. تصمیم نهایی باید به گونهای گرفته شود که در برگیرنده همه جوانب حقوق انسانی، اعتبار، آسیبهای روانی و در صورت نیاز اعاده حیثیت افراد باشد و یک مهم دیگر را همپوشانی کند و آن بسته شدن باب شایعه پراکنی و دخالت در امور دیگران در شرکت است.
سایر عوامل حواس پرتی؟ بلندگوها، صداهای بلند، زنگ تلفنهایی که برداشته نمیشوند، مکالمات یا پرسه زدن در کنار میزها، میزهای نامرتب و فضاهای کاری به هم ریخته.
همچنین میتوانید با قدردانی از همکارانتان در زمانی که به شما کمک میکنند مؤدب باشید و در صورت لزوم به آنها اعتبار بدهید. روابط مربیگری سالم ایجاد کنید، کارمندان خود را بشناسید و به آنها توجه کنید.
۹. پر حرف نباش
مدیر پر حرفی نباش وقتی کسی با شما صحبت میکند توجه کنید و اگر حرف خوبی برای گفتن ندارید، چیزی نگویید.
- با کلاس باش
زبان خود را تمیز نگه دارید، مهم نیست که چقدر با تیم خود راحت هستید یا دفتر شما چقدر معمولی است. مطمئن شوید که می دانید چگونه نام کارمندان یا مشتریان را به درستی تلفظ کنید. وقتی از طنز، کنایه، کنایه، جناس و بازی با کلمات استفاده می کنید، مخاطب خود را در نظر بگیرید. استانداردهای محل کار را برای ارتباط ایمیل و تلفن تنظیم کنید. ارتباط دو طرفه و گوش دادن موثر را تشویق کنید. پذیرای نظرات کارکنان خود باشید.
- به زمان استراحت دیگران احترام بگذار
در اینجا یک پیام برای کسانی است که تحت نظارت آنها هستید: رفتن به سر کار بیمار بیشتر از اینکه مفید باشد ضرر دارد. این فقط باعث بدتر شدن احساس شما میشود، بهره وری شما کاهش مییابد و میتوانید میکروبهای خود را به بقیه محل کار منتقل کنید. از روزهای بیماری خود استفاده کنید و وقتی مریض هستید در خانه بمانید.
با نشان دادن تعادل بین کار و زندگی میتوانید رئیس بهتری باشید. مگر در موارد اضطراری، از تماسهای تلفنی و ایمیلهای آخر شب خودداری کنید، بهخصوص اگر انتظار دارید گیرنده پس از ساعت کاری پاسخ دهد. ساعات کاری معقول را حفظ کنید و از دیگران نیز انتظار داشته باشید که همین کار را انجام دهند.
آداب اداری چقدر اهمیت دارد؟
زیاد.
افراد ممکن است مانند گذشته در مشاغل خود رسمی نباشند، اما همچنان از همکاران خود انتظار دارند که محترمانه و مودب باشند. علاوه بر این، رفتارهای خوب تصویری از حرفهای بودن، تقویت شهرت و بهبود شانس شما برای موفقیت شغلی را نشان میدهد.
نحوه برخورد با موقعیتهای حساس در محل کار میتواند تصویر حرفهای شما را ایجاد کند یا از بین ببرد. چه برای یک شرکت حسابداری بزرگ کار کنید یا یک تجارت کوچک را رهبری کنید، احتمالاً درجاتی از سیاست اداری در شرکت شما وجود دارد. بیشتر سازمانها از مسائل سیاسی مصون نیستند، بهویژه کسبوکارهای کوچک با تعداد کمی کارمند، که سیاست اداری میتواند تأثیر زیادی داشته باشد.
اگر اشتباه کنی چی؟
همه گهگاهی مرتکب اشتباه میشوند، پس اگر در محل کارتان اشتباهی جزئی از آداب دارید، خودتان را مورد ضرب و شتم قرار ندهید. به سادگی پاس اشتباه خود را بپذیرید و در اسرع وقت از هر کسی که ممکن است به او توهین کرده باشید عذرخواهی کنید. سپس به این فکر کنید که چه چیزی ممکن است منجر به این اشتباه شده باشد: آیا از رسیدگی به مشکلی خارج از محل کار احساس استرس میکردید یا احساس استرس میکردید؟ سعی کنید با ریشه مسئله کنار بیایید و در نظر داشته باشید که چگونه میخواهید.
