مهارت‌های ارتباط تلفنی
امروزه راه‌های فراوانی برای ارتباطات، مانند تلفن، پیامک، ایمیل، شبکه‌های اجتماعی و … وجود دارد که باعث شده ارتباطات و ملاقات‌های حضوری افراد کمتر شود،
تلفن یکی از وسایل ارتباطات تلقی می شود که تاثیر فراوان در بازاریابی و فروش خدمات و محصولات شرکت‌ها گذاشته و می‌تواند هزینه‌های بازاریابی را کاهش بدهد.
همانطور که هر حرفه‌ای نیاز به یادگیری مهارت دارد، ارتباط تلفنی نیز دارای تکنیک‌ها و مهارت‌هایی می‌باشد که اگر مدیران و پرسنل مختلف سازمان‌ها این موارد را فرا بگیرند می‌توانند در ارتباطات خود موفقیت‌های بیشتری داشته باشند.
مهارت‌های فردی در ارتباط تلفنی را می‌توان به 4 قسمت تقسیم نمود:
– پیش از شروع مکالمه تلفنی
– هنگام شروع مکالمه
– حین مکالمه
– پایان و فرجام مکالمه
در این مقاله به بحث در مورد برخی از مهارت های مورد نیاز پیش از شروع مکالمه می‌پردازیم:
1- هدفمند و با برنامه ریزی باشید:
برنامه ریزی کنید که با چه کسی می‌خواهید تماس بگیرید؟ چه موضوعی باید مورد بررسی قرار گیرد، و آمادگی کامل داشته باشید،
حتما میز کار مرتب داشته باشید و از یک تقویم نزدیک خودتان استفاده کنید.
2- حتما آراسته باشیــد:
داشتن لباس رسمی و مرتب در حین مکالمه باعث می‌شود لحن و صدای شما بهتر و رسمی‌تر شده و از کلمات بهتری استفاده نمایید، این موضوع تاثیر خوبي روی مشتری و مخاطب شما خواهد گذاشت.
3- از آینه استفاده کنید:
تمام انسان‌ها هنگامی که در آینه نگاه می‌کنند چهره شان شاداب‌تر و لبخند بر لب دارند، در ضمن چهره و وضعیت ظاهری آراسته‌تری خواهید داشت، تمام این موارد از طریق صدای شما به مشتری و مخاطبتان منتقل می‌شود.
4- حتما کاغذ و قلم آماده کنید:
در کنار خودتان کاغذ و قلم آماده کنید تا نکات و مواردی که مشتری می‌گوید را یادداشت کنید، این موارد می‌تواند نام مشتری، سازمان مشتری، خواسته‌های مشتری و … باشد. هیچ موقع از مشتریان نخواهید حرفشان را تکرار کنند،
فرض کنید بنده در تماسی به مخاطب می‌گویم: « سلام من رضا هوشمند هستم از انتشارات مشق شب می‌خواستم در مورد خدمات شما برای طراحی تبلیغات صحبت کنم. »
مخاطب در حین صحبت می گوید : « ببخشید فامیلیتون را دوباره می‌فرمایید» و یا « ببخشید فرمودید از کدام شرکت تماس می‌گیرید»
این یک اشتباه بزرگ در مذاکره تلفنی هست، در ذهن ناخودآگاه مخاطب، شما به وی توهین کردید.
5- مکان مکالمه:
در محل مناسب و دور از تشویش یک مذاکره تلفنی را انجام دهید، هیچ‌وقت هنگام رانندگی و پشت ترافیک محل مناسبی برای مذاکره تلفنی نخواهد بود.
6- و نکته آخر؛ سرحال باشید:
هنگام خستگی از تماس تلفنی خودداری کنید، چرا که این خستگی از طریق صدای شما به مخاطب منتقل می‌شود.
