هفت «C» در ارتباط موثر
این ۷ صفت موثر که با حرف C شروع می‌شوند، به شما این اطمینان را می‌دهند که با رعایت آنها، به یک ارتباط گیرندهٔ خوب تبدیل شده و به‌طور مؤثر و کارآمد ارتباط برقرار کنید. در ادامه آنها را بررسی می‌کنیم:
تعادل کار و زندگی
۱. Clear (شفاف)
در تلاش برای ایجاد ارتباط موثر، باید اطمینان حاصل کنید که ارتباط شما به‌اندازهٔ کافی واضح و شفاف است و گیرنده مجبور نیست برای تفسیر پیام شما فرضیات بسازد. ارتباط شفاف با صرفه‌جویی در زمان و تلاش، به هر دو طرف رابطه کمک می‌کند. باید پیام خود را به‌صورت شفاف و به دور از هرگونه اطلاعات اضافی به مخاطب ارائه دهید تا گیرنده دچار اختلال نشود.
۲. Correct (صحیح)
همیشه مطمئن شوید که ارتباط خود را به‌صورت صحیح برقرار می‌کنید. مثلا اگر مجبورید در یک روز ایمیل‌های زیادی بفرستید، ممکن است دچار اشتباهات تایپی شوید؛ بنابراین مطمئن شوید که از شر این اشتباهات خلاص شده‌اید و هیچ اختلالی در ارتباط شما وجود ندارد. صحیح بودن را به تمام جنبه‌های ارتباط از جمله استفاده صحیح از کلمات در مکالمات رودررو تا املای صحیح لغات در نوشتن متن ایمیل و حتی انتخاب کانال صحیح برای ارتباط، تعمیم دهید.
۳. Complete (کامل)
ارتباط کامل، شامل تمام اطلاعات و جزئیاتی است که گیرنده باید قبل از پاسخ دادن یا اقدام بر اساس ارتباط، بداند. یک پیام ناقص باعث هدر رفتن زمان و تلاش زیاد اعضای تیم و ایجاد سوء‌تفاهم می‌شود؛ بنابراین مطمئن شوید که ارتباط شما تمام و کمال است.
۴. Concise (مختصر)
ارتباط خوب علاوه‌بر اینکه باید کامل باشد و جزئیات مهم را در بر داشته باشد، باید تا جای امکان مختصر و ساده باشد. شما باید بتوانید پیام خود را در کوتاه‌ترین جملات به گیرنده منتقل کنید. برای این کار لازم است تنها به چیزی که باید انتقال دهید پایبند باشید و حاشیه‌پردازی نکنید. به‌کارگیری این مهارت، ارتباط موثری ایجاد می‌کند و بهره‌وری و سرعت انجام کارها را به‌خصوص در سازمان‌ها افزایش می‌دهد.
۵. Concrete (ملموس)
قبل از ارتباط، باید از هدف برقراری ارتباط مطمئن باشید؛ بنابراین پیام‌های مورد استفاده در ارتباطات اثربخش باید واقعی و با ذکر جزئیات باشد. شما باید به آنچه می‌خواهید به شنوندگان منتقل کنید ایمان داشته باشید. یک ایده ملموس و واقعی، به ارتباط بهتری منجر می‌شود و مخاطبان می‌توانند پیام شما را سریع‌تر درک کنند. ملموس و مشخص بودن پیام، جنبه بسیار مهمی از ارتباطات است؛ به‌ویژه زمانی که به تبلیغات، فروش و بازاریابی مربوط می‌شود.
۶. Coherent (منسجم)
توجه به دیدگاه‌های مخاطب، احساسات و ذهنیت او بسیار مهم است. پراکنده سخن گفتن یا از شاخه‌ای به شاخه دیگر پریدن موجب سردرگمی مخاطب می‌شود. بیانیه‌ها و پیام‌های شما باید روالی منسجم و به‌هم پیوسته داشته باشند تا مخاطب بتواند روی موضوع اصلی تمرکز کند و منحرف نشود. این امر به آنها کمک می‌کند تا آنچه را که می‌خواهید منتقل کنید، دنبال کرده و پیگیری کنند تا بهتر بتوانند بازخورد نشان دهند.
۷. Courteous (مودب)
مودب بودن مهم‌ترین مهارت ارتباط موثر است که باید برای ایجاد و حفظ روابط کاری و دوستانه داشته باشید. این ویژگی سبب می‌شود روابط شما سالم بماند و بتوانید تبادل افکار و پیام‌های مثبتی با افراد داشته باشید. مشاجره، توهین و دعوای همکاران باعث ایجاد روحیه بد و در نهایت کاهش بهره‌وری سازمان می‌شود.
مهارت‌ها و اصول برقراری ارتباط موثر (۱۸ تکنیک ضروری)
برای اینکه بدانیم چگونه ارتباط موثر داشته باشیم، باید یک‌سری مهارت‌های ضروری را بشناسیم و به آنها عمل کنیم. تمام مهارت‌ها با تمرین کسب می‌شوند و مهارت ارتباط موثر هم از این قاعده مستثنی نیست. در ادامه به بررسی آنها می‌پردازیم:
۱. مخاطبان خود را در نظر بگیرید
اول از همه باید مخاطب خود را به‌عنوان گیرنده بررسی کنید. مخاطب شما می‌تواند دوست، همکار، مشتری، افراد در سوشال مدیا و … باشد. شناخت مخاطبان خود می‌تواند کلید انتقال پیام‌های مناسب و موثر باشد. از طرفی سن، نژاد، قومیت، جنسیت، وضعیت تأهل، درآمد، سطح تحصیلات، دانش موضوعی، و تجربه حرفه‌ای آنها می‌تواند بر نحوهٔ دریافت پیام شما تأثیر بگذارد.
۲. از رسانه یا بستر مناسب استفاده کنید
ارتباط مؤثر مستلزم این است که در نظر داشته باشید که چه بستری برای ارتباط مناسب‌تر است. آیا نیاز به ملاقات حضوری دارید یا از طریق zoom هم می‌توانید کارتان را پیش ببرید؟ آیا پیام شما به‌اندازه کافی معمولی است که از WhatsApp استفاده کنید یا یک ایمیل رسمی، کارآمدتر و کامل‌تر است؟ اگر قصد تماس با یکی از دوستانتان را دارید، ترجیح می‌دهید با تلفن صحبت کنید یا او را از نزدیک ملاقات کنید؟ گاهی هم باید با ارتباطات کتبی به مخاطبان زمان بیشتری برای بررسی و فکر کردن بدهید.
هر چیزی که انتخاب می‌کنید باید مناسب و به‌جا برای شما و موقعیت فعلی شما باشد.
۳. واضح و مختصر باشید
کلید برقراری ارتباط قدرتمند و متقاعدکننده، چه نوشتاری و چه گفتاری، وضوح و در صورت امکان کوتاهی است.
شما باید پیام خود را از قبل برنامه‌ریزی کنید و از خود بپرسید، من در تلاشم تا به چه نتیجه‌ای برسم؟ وقتی مکالمه تمام شد، می‌خواهم طرف مقابل چه فکر، احساس یا کاری انجام دهد؟
تشریح دقیق و صریح آنچه می‌خواهید و بیان چرایی آن، کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که تمام اطلاعات لازم را درج می‌کنید و شفاف هستید. همچنین به شما کمک می‌کند تا جزئیات بی‌ربط را حذف کنید.
۴. مراقب ارتباطات غیرکلامی باشید
حالات چهره، حرکات و زبان بدن ما اغلب می‌توانند بیش از کلمات حرف بزنند.
نشانه‌های غیرکلامی می‌توانند بین ۶۵ تا ۹۳ درصد بیشتر از کلام گفتاری تأثیر بگذارند و اگر این دو (نشانه‌های کلامی و غیرکلامی) با هم اختلاف داشته باشند، ما بیشتر سیگنال‌های غیرکلامی را نسبت به کلمات گفتاری باور می‌کنیم. ارتباطات کلامی و غیرکلامی متضاد می‌توانند باعث سردرگمی مخاطب شوند؛ بنابراین نشانه‌های غیرکلامی شما باید همیشه از پیام‌تان پشتیبانی کند.
انواع مختلفی از نشانه‌های غیرکلامی وجود دارد که زبان بدن بیشتر از بقیه موارد مهم است.
در زبان بدن مثبت، حالت بدن شما صاف و پذیرا است، کف دست‌هایتان مشت کرده نیست و به‌طور دلگرم‌کننده سر تکان می‌دهید.
زبان بدن منفی، می‌تواند شامل گاز گرفتن عصبی لب، بی‌حوصله به‌نظر رسیدن، خمیازه کشیدن، بی‌قراری و نگاه کردن به اطراف اتاق، بازوهای ضربدری، ضربه زدن به پا و … باشد.
هنگامی که گوش می‌دهید، سعی کنید از خم شدن به جلو خودداری کنید، سر تکان دهید تا نشان دهید که صحبت‌های شخص را می‌شنوید و به حالات چهره خود فکر کنید. اگر در حال صحبت هستید، تماس چشمی برقرار کرده و از حرکات طبیعی دست استفاده کنید.
۵. مراقب سبک صحبت کردن خود باشید
سبک صحبت کردن به لحن، زیر‌وبمی صدا، لهجه، حجم و سرعت صدای شما اشاره دارد و می‌تواند به پیام شما قدرت و تأکید بیشتری ببخشد یا آن را کاملاً تضعیف کند. یک جمله را می‌توان براساس نحوه بیان، به روش‌های کاملاً متفاوتی منتقل کرد و فهمید.
همچنین سبک صحبت کردن می‌تواند عامل مهمی در اختلافات و درگیری‌های محل کار باشد. بنابراین باید حواستان به سبکی که با آن ارتباط می‌گیرید، باشد و در صورت نیاز آن را اصلاح کنید.
۶. گوش دادن فعال را تمرین کنید
هنگام برقراری ارتباط موثر گوش دادن به همان اندازه مهم است که صحبت کردن؛ اما گوش دادن می‌تواند چالش‌برانگیزتر از آن چیزی باشد که ما تصور می‌کنیم. اغلب ما فقط نیمی از آنچه را که طرف مقابل می‌گوید در طول هر مکالمه می‌شنویم. برای گوش دادن موثر باید افکار درونی را به حالت تعلیق درآورید و تمام توجه خود را به گوینده معطوف کنید. فقط در این صورت است که می‌توانید واقعاً آنچه را که می‌گویند، بشنوید.
هدف از گوش دادن فعال این است که اطمینان حاصل شود که نه فقط کلماتی که شخص می‌گوید، بلکه کل پیام را می‌شنوید.
برخی از نکات برای گوش دادن فعال عبارت‌اند از:
- توجه کامل و بی‌وقفهٔ خود را به گوینده بدهید؛
- ذهن خود را از حواس‌پرتی، قضاوت‌ها و استدلال‌های متقابل پاک کنید؛
- باید بر روی تجربه لحظه‌به‌لحظه متمرکز بمانید تا نکات ظریف و نشانه‌های مهم غیرکلامی را در مکالمه درک کنید؛
- علاقه خود را به آنچه گفته می‌شود نشان دهید. گهگاه سر تکان دهید، به آن شخص لبخند بزنید و مطمئن شوید که حالت بدن شما باز و مثبت است؛
- از قطع کردن صحبت یا تلاش برای تغییر جهت دادن گفتگو به سمت نگرانی‌های خود خودداری کنید؛
- سوالاتی بپرسید تا نکات خاصی را روشن کنید: «منظورت از گفتن… چیست؟» یا «این همان چیزی است که می‌گویید؟» «آنچه من درک کردم این است. آیا درسته؟»
- از گوش راست بیشتر برای شنیدن استفاده کنید. سمت چپ مغز شامل مراکز پردازش اولیه برای درک گفتار و احساسات است. از آنجایی که سمت چپ مغز به سمت راست بدن متصل است، توجه به گوش راست می‌تواند به شما کمک کند تا تفاوت‌های عاطفی صحبت‌های دیگران را بهتر تشخیص دهید.
۷. هوش هیجانی و عاطفی خود را پرورش دهید
ارتباطات بر پایه هوش هیجانی بنا شده است. به بیان ساده، تا زمانی که نتوانید احساسات خود را ارزیابی و درک کنید، نمی‌توانید ارتباط موثر با دیگران برقرار کنید.
مارگارت اندروز در پست خود با عنوان «چگونه هوش عاطفی خود را بهبود ببخشید» می‌گوید: «اگر از احساسات خود و رفتارهایی که شما را تحریک می‌کنند آگاه باشید، می‌توانید این احساسات و رفتارها را مدیریت کنید.»
برای مثال، رهبرانی که سطح هوش هیجانی بالایی دارند، به‌طور طبیعی در گوش دادن فعال، حفظ لحن مناسب و استفاده از زبان بدن مثبت، موفق‌تر خواهند بود.
درک و مدیریت احساسات خود، تنها بخشی از هوش هیجانی است. بخش دیگر که به همان اندازه برای ارتباط موثر مهم است، همدلی با دیگران است. برای مثال، همدلی با یک کارمند می‌تواند یک مکالمه دشوار را آسان‌تر کند.
۸. سوالات مناسب بپرسید
هرچه بیشتر بتوانید در مورد نیازها، خواسته‌ها، علایق و موقعیت یک فرد اطلاعات کسب کنید، دستیابی به نتایج برد-برد آسان‌تر خواهد بود.
با پرسیدن سوالات خوب و صرف وقت برای گوش دادن واقعی به پاسخ‌های آنها، درباره افراد بیشتر می‌آموزید. پاسخ آنها به شما کمک می‌کند تا راه‌حل‌های مناسبی پیدا کنید و همچنین باعث می‌شود طرف مقابل احساس ارزشمندی کند. افراد زمانی که احساس می‌کنند نظر آنها توسط شخص دیگری پرسیده می‌شود، به‌خوبی پاسخ می‌دهند؛ به‌ویژه در موقعیت‌های کاری که مکالمات می‌تواند پیامدهای مهمی برای هر دو طرف داشته باشد.
انواع سوالات:
- سوالات باز: این نوع سوالات از افراد می‌خواهد که توضیح دهند؛ به‌عنوان مثال «در چند سال گذشته کسب‌و‌کار شما چگونه تغییر کرده است؟» ( استفاده از سؤالات باز، گاهی می‌تواند منجر به انحراف مکالمه از مسیر اصلی شود.)
- سوالات بسته: این نوع سوالات، پاسخ کوتاه و مشخصی مانند بله یا خیر را می‌خواهند؛ به‌عنوان مثال، «آیا از پیشنهاد راضی هستید؟» (سوالات بسته، ایجاد کننده روابط خوب یا شروع کننده مکالمه نیستند.)
- سوالات کاوشگر: این نوع سوالات بیشتر هدفمند هستند و برای ایجاد درک خاصی از دیدگاه طرف مقابل در مورد یک موضوع طراحی شده‌اند؛ به‌عنوان مثال: «چگونه می‌توانم پیشنهاد خود را تغییر دهم تا این پیشنهاد برای هر دوی ما برد-برد باشد؟»
- سوالات تایید: از این نوع سوالات زمانی می‌توانید استفاده کنید که می‌خواهید مطمئن شوید که طرف مقابل پیام شما را درک کرده است؛ به‌عنوان مثال: «به نظر شما این پیشنهاد می‌تواند در سال آینده چه مزایایی برای سازمان داشته باشد؟»؛ همچنین از سؤالات تأیید می‌توانید برای روشن کردن درک خود از نیازهای طرف مقابل استفاده کنید.
سبک های سوالی که باید از آنها اجتناب کنید:
سوالات مخرب: «پس می‌گویی تقصیر من است؟»
سوالات بی‌سَروته: «تا فردا این کار را انجام خواهید داد، درست است؟»
چندین سوال به‌طور همزمان: «چه زمانی آن را می‌خواهید؟ یا نمی‌خواهید؟ شما نمی‌توانید آن را در جای دیگری دریافت کنید، می‌توانید؟»
این نوع سوالات می‌تواند توانمندی شما را برای ارتباط موثر زیر سوال می‌برد.
۹. در صورت امکان از ارتباط رودررو استفاده کنید
در ارتباط رودررو، گیرنده می‌تواند حالات چهره و زبان بدن فرستنده را ببیند و لحن صدای او را بشنود. همین امر باعث ایجاد ارتباط موثر می‌شود؛ همچنین به فرستنده این امکان را می‌دهد تا با خواندن حالت چهرهٔ گیرنده تعیین کند که آیا پیام او دریافت شده است یا خیر.
در واقع این نوع ارتباط می‌تواند بر نحوه تفسیر پیام تأثیر بگذارد؛ بنابراین، برای داشتن ارتباط موثر، در صورت امکان بهتر است رودررو باشید تا بتوانید از نزدیک شاهد لحن، زبان بدن و عکس‌العمل‌های طرف مقابل باشید.
۱۰. تفاوت‌های هویتی را در نظر بگیرید
جنبه‌های هویت و زمینه‌های فرهنگی می‌توانند بر نحوه برقراری ارتباط افراد تأثیر بگذارند. دانستن اینکه چگونه پیشینه یک فرد و سایر بخش‌های هویتی مانند جنسیت، نژاد و مذهب، ممکن است بر سبک ارتباطی او تأثیر بگذارد، بسیار مهم است. اطمینان حاصل کنید که بدون تعصب ارتباط برقرار می‌کنید و به دیدگاه‌های دیگران احترام می‌گذارید. در این صورت با هر کسی که صحبت می‌کنید، احساس می‌کند که شنیده و درک می‌شود و این یک مهارت ارتباط موثر است.
۱۱. پیش زمینهٔ گفتگوی خود را فراهم کنید
برقراری ارتباط موثر مستلزم آن است که در همان ابتدا زمینه را فراهم کنید. اغلب اوقات ما از میانهٔ فکر خود وارد گفتگو با کسی می‌شویم و انتظار داریم که آنها هم از تمام جوانب فکر ما باخبر باشند.
برای برقراری ارتباط موثر، باید در ابتدا در مورد موضوع گفتگو زمینه‌سازی کنید و بعد شروع به بحث کنید. از خود بپرسید که چه اطلاعات پیش‌زمینه‌ای باید بدهید؟ با این کار مهارت ارتباط موثر خود را بهبود می‌بخشید و احتمال سوء‌تفاهم‌های بعدی را کاهش می‌دهید.
۱۲. از همدلی استفاده کنید
هنگام برقراری ارتباط با دیگران، احساسات آنها را در نظر بگیرید یا به عبارتی با آنها همدل باشید. این بخشی از داشتن یک مکالمهٔ معنادار است. اگر سعی کنید خود را به‌جای آنها بگذارید، بهتر می‌توانید درک کنید که به چه چیزی نیاز دارند و چه کمکی از شما ساخته است. این‌گونه ارتباط موثرتری هم بین شما شکل می‌گیرد.
۱۳. برای پاسخ دادن فوری کمی مکث کنید
مکث بین پاسخ‌ها در یک مکالمه، می‌تواند به شما در فرمول‌بندی آنچه می‌خواهید بگویید، کمک کند؛ همچنین به شما این امکان را می‌دهد که بتواند روی صحبت‌های طرف مقابل تمرکز کنید، به‌جای اینکه در ذهنتان به‌دنبال جواب دادن سریع باشید.
۱۴. از زبان مثبت استفاده کنید
زمانی که از زبان مثبت استفاده می‌کنید، به احتمال بیشتری به نتایج مثبت دست خواهید یافت. البته این در شرایطی که طرف مقابل ناراضی یا منفی است، گاهی دشوار است.
زبان مثبت باعث دلگرمی و همراهی می‌شود و همیشه برای مشکلات راه‌حل ارائه می‌دهد.
این مثال را در نظر بگیرید:
زبان منفی: «موجودی ما تمام شده است و به‌مدت ۳ هفته منتظر سهام جدید نیستیم.»
زبان مثبت: «این مورد در حال حاضر سفارش داده شده است و تا ۳ هفته دیگر آن را برای شما خواهیم داشت. آیا می‌خواهید آن را رزرو کنید؟»
۱۵. روی کلمه «من» بیشتر از «تو» تاکید داشته باشید
جملات «من» به‌جای جملات «تو» اغلب نتایج بهتری را در مبادلات کلامی به همراه دارد.
این مثال را در نظر بگیرید:
استفاده از «من»: «برای تصمیم‌گیری به اطلاعات بیشتری نیاز دارم.»
استفاده از «تو» یا «شما»: «شما باید قبل از تصمیم‌گیری اطلاعات بیشتری به من بدهید.»
دلیل اینکه عبارت «من» بهتر به نظر می رسد این است که شما آنچه را که نیاز دارید می‌گویید، نه اینکه به کسی بگویید چه کاری باید انجام دهد. اظهارات همراه با عبارت «تو» ممکن است به سوء‌تعبیر از طرف مقابل منجر شود.
۱۶. عوامل حواس‌پرتی را به حداقل برسانید
اگر با شخص یا گروهی رودررو گفتگو می‌کنید، با کنار گذاشتن وسایل الکترونیکی غیرضروری، از حواس‌پرتی خودداری کنید. سعی کنید حضور خود را به کسانی محدود کنید که در کنار شما هستند و از ذهن خود دور بمانید.
۱۷. پیام خود را برای مخاطبان خود تنظیم کنید
ارتباطات شما باید براساس مخاطبانتان تغییر کند؛ شبیه به نحوهٔ شخصی‌سازی ایمیل براساس اینکه چه کسی آن را دریافت می‌کند. به این ترتیب، نوشته یا تصاویر شما باید برحسب مخاطب مورد نظرتان، تغییر کند. بهتر است همیشه در مورد آنچه آنها باید بدانند و بهترین راه برای ارائه اطلاعات، فکر کنید.
۱۸. از شر آواهای هجو در مکالمه خلاص شوید
برای کمک به بهبود مکالمه خود، سعی کنید آواهایی مانند «اوم» و «آه» را حذف کنید. شروع به گوش دادن به این آواها کنید تا بتوانید کمتر از آنها استفاده کنید و هنگام صحبت کردن، اعتمادبه‌نفس بیشتری را منتقل کنید. اغلب از این آواها برای پر کردن سکوت استفاده می‌شود که بخشی طبیعی از مکالمه است؛ بنابراین سعی کنید به جای استفاده از آنها سکوت را در آغوش بگیرید.
مهارت‌های نرم برای مدیران پروژه
کسب مهارت ارتباط موثر یک ضرورت است!
در این مقاله سعی کردیم بیشتر از همه، به اهمیت ارتباط موثر و چگونگی کسب مهارت‌های آن بپردازیم. ارتباط موثر در تمام جنبه‌های زندگی ما، عاطفی، اجتماعی، خانوادگی و دوستانه تاثیرات عمیقی دارد که انکارناپذیر است.
کسب مهارت ارتباط موثر در دنیای امروز، یک ضرورت است که باید برای آن اقدام کنیم.
#مشاور_خانواده
#امنیت _جامعه
#مهارت_های_برتر
#مدیتیشن
#سفر
#تاثیر_سفر سلامت روان
#خشم
#آرامش
#مثبت_گرایی
#روانشناسی_زرد
#احترام_به خود
#ارتباط_موثر
#همسایه
#آداب_همسایه_داری
#رضا هوشمند
# روزنگار مشق شب:
#روزنگار #تقویم #تقویم مشق شب #رویدادتاریخی #رویدادمذهبی #رویدادملی #ولادت #وفات
11.
#روز حیوانات مزرعه
#روز عدم خشونت