چگونه ارتباط موثر با دیگران داشته باشم؟

برقراری ارتباط موثر

ارتباطات به‌عنوان یک جنبهٔ جدایی‌ناپذیر از زندگی روزمره و سنگ بنای اصلی تعاملات انسانی است که تاروپود وجود اجتماعی ما را به هم پیوند می‌زند. از طریق تبادل بی‌وقفهٔ افکار، ایده‌ها و احساسات با دیگران است که ارتباط برقرار کرده، روابط و مذاکره تجاری ایجاد می‌کنیم. با این حال، هنر ارتباط موثر، مانند یک سمفونی، نیازمند تعادل ظریف بین عناصر است تا عمیقاً با دیگران طنین‌انداز شود.

با فرض اینکه ما بیشتر روزهای خود را صرف صحبت کردن، گوش دادن و خواندن می‌کنیم، به این معنی نیست که ارتباطی موثر برقرار کرده‌ایم؛ هرگز کمیت برابر با کیفیت نیست. ارتباط موثر مجموعه‌ای از مهارت‌ها و شیوه‌هایی است که عمداً و از طریق تمرین، توسعه می‌یابند؛ بنابراین با کسب این مهارت‌ها هر بار می‌توانید ارتباط موثرتری برقرار کنید و نتایج را در همکاران، مشتریان و حتی دوستان و خانواده ببینید!

ارتباط موثر چیست؟

ارتباط موثر فرآیند تبادل یا انتقال ایده‌ها، اطلاعات، افکار، دانش، داده‌ها، عقاید یا پیام‌ها توسط فرستنده به گیرنده است؛ البته با هدفی که به‌وضوح قابل درک باشد. این یک فرآیند چرخه‌ای است که با فرستنده شروع می‌شود و با دریافت پاسخ یا بازخورد از گیرنده پایان می‌یابد و باعث رضایت هر دو طرف (فرستنده-گیرنده) می‌شود. هنگام برقراری ارتباط، نه‌تنها اطلاعات را به اشتراک می‌گذاریم؛ بلکه احساسات، نگرش‌ها و ارزش‌های خود را نیز بیان می‌کنیم.

شاید به نظر برسد که برقراری ارتباط موثر با دیگران امری غریزی باشد؛ اما اغلب این‌طور نیست و در اکثر مواقع دچار اشتباه می‌شویم. حتما برای شما هم بسیار پیش آمده که یک چیزی می‌گویید و دیگری چیز دیگری می‌شنود و سوء تفاهم، ناامیدی و درگیری به وجود می‌آید؛ بنابراین چیزی که ارتباطات را موثر می‌کند مهارت‌هایی است که باید کسب کنیم.

متفاوت بودنِ اثربخشی ارتباطات شما، به طرق مختلف بر حوزه حرفه‌ای و زندگی شما تاثیر می‌گذارد. هرچه ارتباط شما مؤثرتر باشد، در کار و جنبه‌های شخصی خود موفق‌تر خواهید بود.

با اینکه اندازه‌گیری اثربخشی ارتباطات دشوار است، اما نباید تاثیر آن را انکار کرد. براساس مطالعات صورت گرفته، شرکت‌های مورد بررسی در ایالات متحده و بریتانیا با حداقل ۱۰۰٬۰۰۰ کارمند، به‌طور متوسط ۶۲/۴ میلیون دلار در سال، به دلیل ارتباطات ضعیف از دست داده‌اند. از طرف دیگر، شرکت‌هایی که توسط افرادی رهبری می‌شوند که اصول برقراری ارتباط موثر را می‌دانند، نزدیک به ۵۰٪ بازدهی کل بیشتری داشتند.

از مثال‌های ارتباط مؤثر می‌توان به گوش دادن فعال، بازخورد دادن و گرفتن، همدلی و احترام، پاسخ به پیام‌ها، درک داده‌های غیرکلامی، ایجاد صمیمیت و اعتمادبه‌نفس، تطبیق سبک ارتباطی خود با مخاطب و غیره اشاره کرد.

با این حال برای برقراری ارتباط موثر درست، قبل از هر چیز بهتر است کمی از دید علمی و روانی به ارتباط موثر نگاهی بیندازیم.

روانشناسی ارتباط با دیگران

برای برقراری ارتباط مؤثر، ما باید روانشناسی ارتباط را درک کنیم؛ اینکه افراد چگونه پیام‌ها را درک، پردازش و پاسخ می‌دهند.

ارتباط فرآیند پیچیده‌ای است که چیزی فراتر از صحبت کردن و گوش دادن را شامل می‌شود و تحت تأثیر عوامل روان‌شناختی مختلفی از جمله موارد زیر است:

ادراک: همه ما جهان را متفاوت درک می‌کنیم و ادراک ما نحوهٔ تفسیر پیام‌ها را شکل می‌دهد. برای مثال، اگر کسی را در حال لبخند زدن ببینیم، ممکن است او را دوستانه و صمیمی فرض کنیم و اگر در حال اخم ببینیم، او را عصبانی یا ناراحت درک می‌کنیم.

باورها: باورهای ما نیز بر نحوهٔ تفسیر پیام‌ها تأثیر می‌گذارد. به‌عنوان مثال، اگر فکر کنیم که شخصی صادق نیست، به احتمال زیاد هر آنچه که می‌گوید را نپذیریم؛ ولی اگر باور داشته باشیم که شخصی قابل اعتماد است، سخنان او را به‌سرعت می‌پذیریم.

فرهنگ: فرهنگ نیز نقش بسزایی در ارتباطات دارد. فرهنگ‌های مختلف، قوانین و انتظارات متفاوتی در مورد نحوه ارتباط مردم دارند. به‌عنوان مثال، در برخی فرهنگ‌ها، برقراری تماس مستقیم چشمی بی‌ادبانه تلقی می‌شود. اما در فرهنگ‌های دیگر، تماس چشمی به‌نشانه احترام تلقی می‌شود. هنگامی که ما با افرادی از فرهنگ‌های مختلف ارتباط برقرار می‌کنیم، مهم است که از هنجارهای فرهنگی آنها آگاه باشیم تا از سوء‌تفاهم جلوگیری شود.

فرآیند ارتباط موثر

برای درک اینکه چگونه ارتباط موثر کار می‌کند، تجزیه عناصر مختلف درگیر در فرآیندِ ارتباط مفید است. در اینجا توضیحی در مورد هر مرحله از فرآیند ارائه شده است:

1.فرستنده: فرستنده یا منبع یا گوینده، شخصی است که پیام را ایجاد می‌کند. فرستنده ممکن است پیامی را به شکل ایمیل یا نامه بفرستد یا ارتباطات را به شکل دیگری مانند بیانیه شفاهی، نشانهٔ غیرکلامی یا پستی در شبکه اجتماعی به اشتراک بگذارد.در کل فرستنده پیام را تعیین کرده و سپس رمزگذاری می‌کند و تصمیم گیری می کند که چه چیزی بگوید و چگونه آن را در کلمات، رفتارها یا صداها بیان کند.

2.پیام: پیام، رسانه یا بیانیه‌ای است که فرستنده ایجاد می‌کند. یک پیام می‌تواند شامل کلمات، تصاویر، ویدیو، صدا، حرکات و تماس چشمی باشد که با هم کار می‌کنند تا معنای صریح و ضمنی را منتقل کنند.

3.رمزگذاری: رمزگذاری فرآیند ایجاد پیام است. شما پیامی را با انتخاب کلمات یا تصاویر مناسب به‌گونه‌ای که مقصود شما را شفاف کند، رمزگذاری می‌کنید؛ همچنین در این مرحله، لحن پیام خود را با القای احساسات کنترل می‌کنید.

4.کانال:کانال همان انتخاب رسانهٔ مناسب برای ارسال پیام است.

5.کانال‌های ارتباطی رایج عبارت‌اند از: پیام متنی، تماس تلفنی، پست الکترونیک، سایت اینترنتی، گفتگوی حضوری، یادداشت، تلویزیون، پست شبکه‌های اجتماعی، وبلاگ

6.گیرنده: گیرنده شخصی است که پیام شما را می‌پذیرد و تفسیر می‌کند. گیرنده ممکن است یک همکار یا سرپرست، یک مشتری، یک گروه هدف یا عموم مردم باشد. به‌عنوان مثال، گیرندهٔ یک بیلبورد تبلیغاتی هر کسی است که از کنار آن عبور می‌کند یا دریافت کننده ایمیل بازاریابی، لیستی از افراد است. در نظر گرفتن اینکه گیرنده کیست و چه اطلاعاتی درباره شما و پیام شما دارد، در ایجاد ارتباطات موثر کمک می‌کند.

7.رمزگشایی: گیرنده در طی فرآیند رمزگشایی، پیام را تفسیر می‌کند. گیرنده ممکن است آن را بخواند یا گوش دهد، در مورد آن فکر کند و احساس خود را در تعیین کند. رمزگشایی مرحله‌ای است که در آن گیرنده معنا را از ارتباطات شما استخراج می‌کند.

8.بازخورد: آخرین مرحله در فرآیند ارتباط موثر، بازخورد است که در طی آن گیرنده پاسخ می‌دهد. بازخورد ممکن است به شکل یک پیام مستقیم، مانند ایمیل یا پاسخ شفاهی باشد. همچنین ممکن است در قالب اقدامی مانند خرید انجام شود. به‌عنوان مثال، اگر یک مشتریِ بالقوه، تبلیغ تلویزیونی شما را ببیند و تصمیم به خرید نداشته باشد، این عمل همچنان به‌عنوان بازخورد در نظر گرفته می‌شود. بازخورد همچنین می‌تواند غیرکلامی باشد، مانند تکان دادن سر و تماس چشمی.

مدل‌های ارتباطی

نگاهی به برخی از این مدل‌های ارتباطی به شما در درک بیشتر عناصری که در بالا بررسی کردیم، کمک می‌کند. بیایید آنها را بررسی کنیم:

مدل ارتباط خطی

مدل ارتباط خطی در شکل زیر، توضیح می‌دهد که چگونه یک گوینده پیامی را از طریق یک کانال به شنونده منتقل می‌کند. پیام می‌تواند از کلمات، صداها یا رفتارها تشکیل شده باشد. موانعی که در پیام اختلال ایجاد می‌کنند، نویز در نظر گرفته می‌شوند.

مدل ارتباط تعاملی

مدل ارتباط متقابل یا تعاملی، که در شکل زیر نشان داده شده است، بازخوردِ گیرنده و همچنین حوزهٔ تجربهٔ فرستنده و گیرنده را در نظر می‌گیرد. حوزهٔ تجربه شامل محیط، فرهنگ، تجربیات و تربیت است که می‌تواند پیام را هم برای فرستنده و هم برای گیرنده تحت تأثیر قرار دهد. حتما متوجه شدید که تفاوت بین مدل‌های ارتباطی خطی و تعاملی، بازخورد یا فیدبک است. تفاوت دیگر در ادغام حوزه‌های تجربه در یکدیگر است و تصدیق می‌کند که پیام‌ها نه در خلاء ارسال می‌شوند و نه دریافت می‌شوند؛ بلکه تحت تأثیر تعدادی از ویژگی‌های زمینه تجربه هستند. (جایی که پیام ما از طریق کلمات یا نشانه‌های غیرکلامی نه دریافت می‌شود و نه به آن واکنش نشان داده می‌شود را خلأ می‌گوییم.)

مدل ارتباط تراکنشی

مدل ارتباط تراکنشی که در شکل زیر نشان داده شده است، مانند مدل تعاملی، بر حوزه تجربه در نظر گرفته شده و هم‌پوشانی بیشتری بین حوزه‌های تجربهٔ فرستنده و گیرنده وجود دارد. هم‌پوشانی بیشتر به معنای ارتباط بیشتر بین پیام‌هاست و طرفین، درگیر دادن و گرفتن پیام هستند. در واقع افراد درگیر در این فرآیند به‌جای اینکه ثابت باشند، پویا هستند. در اینجا اصطلاح فرستنده و گیرنده به ارتباط دهنده (Communicator) تغییر می‌کند.

انواع مختلف ارتباطات

تمام ارتباطات را می‌توان به سه نوع اصلی تقسیم کرد: کلامی، غیرکلامی و نوشتاری. در هر سه، فرستنده پیام را رمزگذاری کرده و آن را در کانالی می‌فرستد که گیرنده آن را رمزگشایی می‌کند. هر کدام از این ارتباطات، مزایا و معایب خاصی دارند.

ارتباط کلامی در قالب چهره‌به‌چهره و سریع است و فرصتی برای بازخورد فوری فراهم می‌کند. با این حال، ارتباط کلامی ممکن است فرصتی برای تامل و بررسی دقیق نداشته باشد.

ارتباط غیرکلامی ارتباط غیرکلامی شکل قدرتمندی از ارتباط است که می‌تواند اطلاعات زیادی را در مورد احساسات، افکار و نیات ما منتقل کند و شامل عناصر زبان بدن، تماس چشمی، حالات چهره، حرکات دست و وضعیت بدن است. تعدادی از عوامل فرهنگی وجود دارد که می‌تواند بر تفسیر ارتباطات غیرکلامی تأثیر بگذارد. تحقیقات نشان داده است که ارتباط غیرکلامی می‌تواند مهم‌تر از ارتباط کلامی در تعیین نحوه دریافت پیام باشد.

ارتباطات کتبی شامل ایمیل، متن، علائم، نامه‌ها، رزومه، ارزیابی شغل و هر چیز دیگری است که از طریق نوشتن به اطلاع می‌رسد. ارتباطات کتبی همچنین ممکن است زمانی مفید باشد که شما نیاز دارید اطلاعات را برای گروه بزرگی از افراد ارسال کنید؛ مانند لیست مخاطبان در اشتراک خبرنامه. در ارتباط نوشتاری فرصت برای تامل بیشتر در فرآیند نوشتن و حتی ویرایش و تصحیح وجود دارد و بازخورد فوری از گیرنده ارائه نمی‌دهد.

اهمیت ارتباط موثر

ارتباط موثر در محیط کار:

می‌تواند به شما در ایجاد یک تیم کارآمد و مدیریت افراد و سایر کارمندان کمک کند.
ارتباط موثر نوآوری و خلاقیت شما را افزایش می‌دهد.
به شما کمک می‌کند تا شرکت خود را با سرعت بیشتری رشد دهید و نتایج بهتری بگیرید.
با کمک ارتباط موثر می‌توانید کارکنان برجسته و صادق را در شرکت خود حفظ کنید.
این ویژگی به شما کمک می‌کند تا روابط قوی بین کارمندان ایجاد کنید و فرصت‌های بیشتری برای شرکت خود به دست آورید.
به شما کمک می‌کند رضایت مشتریان خود را به دست آورید.
ارتباط موثر علاوه‌بر افزایش مشارکت کارکنان، مسئولیت‌پذیری آنها را در قبال تیمشان بیشتر از قبل می‌کند.

ارتباط موثر در زندگی شخصی و عمومی:

می‌تواند سلامت روانی و روابط اجتماعی شما را با اطرافیان بهبود بخشد.
به شما کمک می‌کند تا از نظر عاطفی ثبات بیشتری داشته باشید؛ زیرا می‌توانید بهتر با مردم ارتباط برقرار کنید.
ارتباطات شما را با همسالان خود بهبود می‌بخشد و می‌تواند یک پیوند عمیق ایجاد کند.
به ایجاد روابط جدید مبتنی بر اعتماد و شفافیت کمک می‌کند.
می‌تواند مهارت‌های حل مسئله را در شما افزایش دهد و در حل تعارضات با اطرافیانتان کمک کند.
شما را تشویق می‌کند تا نوآور و مولد باشید.

با در نظر گرفتن تمام مزایایی که در برقراری ارتباط موثر نهفته است، پس چرا همیشه نمی‌توانیم آن را ایجاد کنیم؟ در ادامه به بررسی موانعی می‌پردازیم که گاهی سد جلوی ما برای برقراری ارتباط می‌شوند.

موانع برقراری ارتباط موثر

وقتی با دیگران ارتباط برقرار می‌کنیم، می‌خواهیم مطمئن شویم که پیام‌های ما به شکلی که انتظار داریم، دریافت و درک می‌شوند؛ اما همیشه این اتفاق نمی‌افتد. عوامل متعددی وجود دارد که می‌تواند باعث تداخل در روند ارتباط شود که اغلب از آنها به‌عنوان موانع ارتباطی یاد می‌شود.

بیایید به برخی از موانع رایج ارتباط، نگاهی بیندازیم:

موانع ارتباطی فیزیکی مثل نویز

نویز هر چیزی است که در انتقال پیام اختلال ایجاد می‌کند. می‌تواند سرو‌صدای فیزیکی باشد، مانند موسیقی بلند و ترافیک یا می‌تواند سروصدای روانی باشد، مانند مشغلهٔ زیاد، حواس‌پرتی و خیال‌بافی.

موانع ارتباطی عاطفی

حالت عاطفی شما می‌تواند بر نحوه تفسیرتان از پیام‌ها تأثیر بگذارد. برای مثال، اگر احساس عصبانیت یا ناراحتی می‌کنید، ممکن است پیامی را منفی تفسیر کنید. موانع عاطفی می‌توانند شامل ترس، استرس و اضطراب، بی‌اعتمادی، عدم اعتماد‌به‌نفس و عصبی بودن در مورد موقعیت یا شخصی باشد که با او ارتباط برقرار می‌کنید. وقتی استرس دارید یا از نظر عاطفی تحت فشار هستید، به احتمال زیاد دیگران را خطاکار می‌دانید، سیگنال‌های غیرکلامی گیج‌کننده ارسال می‌کنید و در الگوهای رفتاری ناسالم قرار می‌گیرید.

موانع ارتباطی زبان

آیا تابه‌حال صحبت‌های کسی را اشتباه شنیده‌اید یا اشتباه تعبیر کرده‌اید؟ استفاده از اصطلاحات تخصصی و فنی در زبان می‌تواند در فرآیند رمزگشایی اختلال ایجاد کند و درک کامل شما را از مفهوم پیام از بین ببرد. مانع دیگر زمانی اتفاق می‌افتد که فرد چیزی را به روشی بسیار پیچیده می‌گوید یا به یک‌باره می‌خواهد اطلاعات زیادی را منتقل کند. به‌طور مشابه، حجم صدای یک نفر، چه خیلی بلند یا خیلی آرام یا یک لهجهٔ سنگین، می‌تواند مانع درک صحیح پیام شود.

عدم تمرکز

وقتی عادت دارید که همیشه چند وظیفه‌ را با هم انجام بدهید، نمی‌توانید به‌طور موثر ارتباط برقرار کنید. اگر تلفن خود را چک می‌کنید، برنامه‌ریزی می‌کنید که چه بگویید یا خیال‌پردازی می‌کنید، مطمئناً نشانه‌های غیرکلامی را در مکالمه از دست خواهید داد. برای برقراری ارتباط موثر، باید از حواس‌پرتی اجتناب کنید و تمرکز خود را حفظ کنید.

زبان بدن متناقض

ارتباط غیرکلامی باید آنچه را که گفته می‌شود تقویت کند، نه با آن در تضاد باشد. اگر یک چیز را بگویید، اما زبان بدنتان چیز دیگری بگوید، احتمالاً شنونده احساس می‌کند که صادق نیستید. به‌عنوان مثال، شما نمی‌توانید در حالی که سر خود را به نشانهٔ نه تکان می‌دهید، «بله» بگویید.

زبان بدن منفی

اگر با آنچه گفته می‌شود مخالف هستید یا از آن خوشتان نمی‌آید، ممکن است از زبان بدن منفی برای ردِ پیامِ طرف مقابل استفاده کنید؛ مانند روی هم زدن دست‌ها، اجتناب از تماس چشمی یا ضربه زدن به پاهایتان. شما مجبور نیستید با آنچه گفته می‌شود موافق باشید یا حتی آن را دوست داشته باشید؛ اما برای برقراری ارتباط موثر و قرار ندادن طرف مقابل در حالت دفاعی، مهم است که از ارسال سیگنال‌های منفی خودداری کنید.

فیلتر کردن

فیلتر کردن زمانی اتفاق می‌افتد که ما به‌طور انتخابی به بخش‌های خاصی از یک پیام توجه می‌کنیم و بخش‌های دیگر را نادیده می‌گیریم. ما اغلب تمایل داریم بر اطلاعاتی تمرکز کنیم که باورها و ارزش‌های ما را تایید می‌کنند.

در واقع هر فرد با فیلترهای مخصوص به خود وارد گفتگو می‌شود و از طریق آن پیام را ارسال و دریافت می‌کند.

فیلترهای ما تحت تأثیر عوامل زیادی مانند تحصیلات، فرهنگ، پیشینه، تعصبات، دانش ما از موضوع و خلق‌وخوی ما هستند.

کارگاه_مهارتی

#کارگاه _مهارت _زندگی

#سلامت _و _روان

#خانواده

#مشاور_خانواده